代笔关于信息时代的电子档案的论文

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1引言当今世界是一个电子信息兴旺的时代,电子计算机已成爲古代化办公的次要工具,电子计算机和古代通讯技术的结合的信息技术产业的迅猛开展,发生了少量电子档案。所谓电子档案是指在社会理论活动中构成的、具有保管价值的、由计算机零碎处置和存储的机读资料和其他载体方式的记载,电子档案的构成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术办法不同,这给档案管理带来了一次反动性的应战,档案打工者只要对此有深入的看法才干做好电子档案的管理打工。基于此,笔者对如何做好电子档案管理打工停止了如下讨论。2电子档案的特点及优越性2.1与传统档案相比,电子档案具有如下特点(1)文件记载方式多样,变化性大。传统的档案管理打工普通由档案人员手工操作,打工效率较低,而且受传统归档办法的限制,查阅检索较爲方便,难以充沛将档案的作用发扬出来。但电子档案的呈现改动了信息的承载介质,可将档案经过计算机方便快捷地停止存储归档。(2)与传统的纸质档案相比,电子档案信息具有非直读性的优点。电子档案以数字编码将内容记载在载体上,如磁带等磁性载体上记载信息的“磁畴”极性是物质外部的物理特性,无法直观看到;光盘载体上记载信息的斑点是由激光刻写的。此外,电子档案的信息内容可以停止紧缩编码或加密等技术处置,所以即便有相应的设备,假如不解压、解密也不能读取其存贮的内容。(3)电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性。一方面电子档案的元数据必需依靠在文件信息中,否则将无法恢来电子文件的原貌;另一方面,电子档案的前身是电子文件,其传送往往是在网络上停止,操作者互不见面,表现背景关系的信息间接反映在电子文件上的能够性较小,而是经常被寄存在其他中央,假如事前不提供或补充这局部背景信息,将会给未来的档案的无效应用带来隐患。2.2基于电子档案的特点,电子档案具有共同的优越性(1)电子档案加重了档案管理打工人员的休息强度,进步了打工效率。在信息化高速开展的明天,古代信息网络零碎爲归档提供了快捷的管理手腕和信息应用的疾速途径,这就爲打工人员免除了立卷归档、检索查找等困难,加重了他们的休息强度,在进步归档质量和检索速度的同时,也将文书档案管理人员从手工间接建档的单调有趣的打工中摆脱出来。(2)电子档案的微机管理有利于脱漏文件的补漏增缺。传统的纸质档案的文书立卷办法在遇到文件搜集不齐或漏交归档时,补漏增缺,需求拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后,文档用微机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺,文档也不易构成存积。可见,微机管理省时省力,给打工人员节省了充足的工夫去进步业务才能和程度。(3)档案管理的电子化更利于文档的失密。在传统的纸质档案时代,查阅档案时通常是整卷提供应用,虽然查阅者只需应用卷中的一份或几份文件,但却可以看到整卷档案内容,显然,这是不能保证文档管理的失密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克制这一缺陷能复杂地将其改爲单份文件提供应用,这样查阅者就无法接触其他有关的文件,从而保证了文件的失密性。(4)电子档案的微机管理无效地进步了档案管理打工的质量。档案打工的基本目的在于查阅和运用,但要提供可供查阅和运用的档案,就必需有高质量高程度的文档卷宗作爲保证。但是传统的文书立卷打工是由人来完成的,即由立卷人依据本人的了解来停止操作,显然立卷人统一卷规范掌握的尺度有很强的客观性,立卷规范很难做到完全一致,这必定影响到案卷质量水准,从而给日后的档案的查阅和运用带来诸多方便。但若文书档案管理停止微机管理,即成爲电子化档案后,档案人员就可以从繁琐的整理打工中摆脱出来,从而把工夫和精神放在档案编研及二次信息开发应用下去,这就较好地进步了文书档案的管理打工质量和应用效率,从而保证了文书档案可以发扬出更好的时效价值。3做好电子档案管理的措施3.1要完善体制,树立一致的电子文件管理规范首先,应实行文件管理与档案管理一致指导和规划,使二者同步开展;其次,要将文件管理的后期指点与控制归入档案部门的打工职责,确保从文件的构成归档到查阅应用等各环节都在档案部门的一致监视指点下停止;再次,要制定迷信、合理、一致的电子文件归档管理规范;最初,档案部门在接纳电子文件时,要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性停止鉴定。3.2要严厉控制电子档案的可转换性以保证电子档案的平安由于电子文件可以依据需求在不同的载体上同时存在,也可以相互转换,包括文件的字体、签名、印章等,经过计算机根本的复制、粘贴功用就能到达完全分歧,这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。虽然如此,但我们可以应用计算机的更高功用对电子文件和电子材料加以维护。如将文档设爲只读形式,或对局部电子文件加密,从而到对电子文件停止特定的维护。而且由于计算机零碎中信息的绝对独立性以及计算机环境自身的特点,使得对零碎中信息的增删、更改动得非常容易,而且修正后可立刻构成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此状况下,假如未做备份,数据一旦被修正,原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因而,档案室必需要将构成的第一手电子文件和电子材料及时备份存档,确保今后的应用精确。3.3应做好电子档案运用中的控制与管理首先要停止运用权限的审核。应依据各种人员设置应用级别,停止应用权限的认定,并依此向应用零碎注册登录。其次,要做好拷贝的提供与回收管理。应根据运用者的需求,对其应用权限停止确认后,再停止拷贝制造。并应尽量防止把载体上存储的信息全部拷贝,应采取技术手腕避免所提供拷贝的材料再复制。第三,要增强电子档案运用中的平安措施。对电子档案的信息内容,应依据密级层次停止无效管理。零碎要对应用的全进程停止无效的跟踪监控,并自动生成相关记载,以作爲日后查证的根据。3.4应优化专业构造,树立一批新时代的档案管理人员队伍在电子文件日益开展的明天,培育和培养一批通电子技术、懂档案管理的人员是燃眉之急,档案部门应注重和增强对档案管理人员的培育。一方面,要多途径引进专业的技术和管理人员,尽量运用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案打工。另一方面,要对现有的档案人员停止专业培训,特别是加大对古代科技知识和电子技术的培训。当今档案打工的深化开展,对档案打工人员的专业素质提出了新的更高的要求,档案打工的古代化,不只取决于打工人员原有的知识程度,更大水平上取决于他们的知识补充及更新速度。因而,档案管理部门应尽快改动保管型人员过多、构造单一的档案队伍现状,树立一支具有较高素质、构造合理,顺应信息时代电子档案管理需求的新型档案打工人员队伍。4结语电子档案管理打工就是要推进档案信息化建立,把搜集的档案数字化。在当代信息化迅速开展的明天,在增强电子档案管理打工时,要依据电子档案本身的特点,不只要注重硬件建立,充沛应用计算机技术和网络技术,更要注重软件建立,树立健全电子文件及电子材料管理制度,进步电子文件制造及电子档案管理人员的素质,不时增强各个环节的沟通、管理。只要这样,才干顺应时代的开展,精确、疾速地向社会提供有利的信息资源,最终做到既能浪费开发资源,又能提升信息时代电子档案管理的层次和打工效率。

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